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Asistente Administrativo

Servishopping 1921, C.A

Caracas, Distrito Capital, Venezuela
Desde 29/01/2020 hasta 28/02/2020

Descripción

Prestigiosa empresa esta en la búsqueda de Asistente Administrativa que cumpla con las siguientes funciones: recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes. Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.
Coordinar los servicios de mensajería y courier.
Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.
Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).
Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos. Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
Redactar, revisar y distribuir correspondencia.
Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.
Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.
Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.
Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.
Tomar notas durante las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.
Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz. Llevar a cabo seguimientos y mantener buenas relaciones con los clientes.
Redactar y entregar documentos a clientes que soliciten información sobre proyectos y realizar el debido seguimiento.
Asegurar que los proyectos en proceso sean finalizados de acuerdo con el tiempo establecido.
Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo. Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.
Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.
Realizar reportes de gastos.
Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.
Labores diarias. Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda general.
Interactuar con clientes y atender consultas.
Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
Realizar fotocopias.
Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos de oficina.
Organizar reuniones y encargarse de la logística.
Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de datos o archivos informáticos.
Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.

Requisitos

Manejo de centralita telefónica. Poseer un discurso claro. Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz. Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad. Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados. Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario. Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas. Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario. Organizada y capaz de manejar su tiempo efectivamente. Ser organizada y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente. Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo. Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz. Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo momento. Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos. Leer e interpretar información efectivamente. Resolver conflictos de manera eficiente y rápida. Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes. Detallista y meticulosa. Asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos. Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas. Capacidades administrativas. Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos. Teclear de 40 a 60 palabras por minuto. Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras). Honesta, discreta y con altos niveles de integridad. Ser capaz de manejar información confidencial y sensible. Motivada, decidida, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones. Inventiva e ingeniosa, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina. Tener buena presencia.
Información Las empresas anunciantes son las que han suministrado exclusivamente los datos de las ofertas de empleo publicadas en nuestra página web. Empléate.com es sólo una plataforma comunicacional entre las empresas que están en búsqueda de personal y usuarios en búsqueda de empleo. Términos y Condiciones Legales.

Cód. Oferta: 1169003

Datos Adicionales

Disponibilidad: Inmediata
Contrato: Contratado
Estudios: Indistintos
Género: Femenino
Edad: Entre 25 y 30 años
Postulados: 71
Vacantes: 1

Área Profesional

Administración y Gerencia

Datos Salariales

Expectativa

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