Oficina Sanitaria Panamericana, solicita:

Asistente de Compras (P11162)

La Organización Mundial de la Salud (OMS), Oficina Sanitaria Panamericana (OPS), solicita para su oficina con sede en Caracas, un(a) Asistente de Compras (P11162). Objetivo: brindar apoyo a la oficina en el país en la adquisición oportuna de bienes y servicios asegurando la efectividad, transparencia e integridad del proceso de adquisiciones de acuerdo a los estándares y políticas de la OPS/OMS. El titular es responsable, pero no necesariamente limitado a, las siguientes tareas asignadas: asistir en el procesamiento, revisión y análisis de solicitudes de adquisiciones locales e internacionales. Preparar órdenes de compra, contratos, enmiendas, facturas pro forma y otros documentos de adquisición o envío y correspondencia de acuerdo con los procedimientos establecidos. Preparar solicitudes de cotizaciones o invitaciones a licitar. Verificar la disponibilidad de fondos; obtener las aprobaciones necesarias. Calcular y tramitar exenciones fiscales, licencias de exportación, despachos aduaneros.  Ayudar en la preparación de tablas comparativas para la aprobación de la gerencia, analizar ofertas a precios razonables, registrar adecuadamente las "no presentaciones" si es necesario, incluida la aceptabilidad de los términos y condiciones de las solicitudes, como la fecha de entrega y los requisitos de envío. Monitorear la entrada y entrega de suministros y equipos; tomar las medidas adecuadas si los bienes y servicios tienen su fecha de entrega retrasada, verificar el estado de los bienes; iniciar solicitudes de reclamaciones de seguros sobre bienes perdidos o dañados. Proceso de sustitución o reparación de mercancías. Ayudar a otros miembros del personal de la oficina con cualquier asunto relacionado con adquisiciones. Hacer un seguimiento con los proveedores para asegurarse de que la facturación sea correcta y tomar medidas si es necesario corregirlo. Realizar otras tareas relacionadas con las adquisiciones, tales como: responder consultas de proveedores o solicitantes con respecto a solicitudes de cotizaciones o invitaciones a licitar. Mantener los archivos de control y de proveedores y un sistema de llamada para asegurar acciones oportunas sobre adquisiciones en proceso. Preparar borradores de traducción de correspondencia, cuando sea necesario. Participar en reuniones con las diferentes áreas técnicas para alinear necesidades y requerimientos. Proponer opciones sobre el mejor procedimiento de licitación a implementar. Asistir al área técnica en el establecimiento de un plan de licitación con base en la propuesta de proyecto. Realizar otras funciones que le sean asignadas.