Oficina Sanitaria Panamericana, solicita:
Asistente Administrativo I (P10731)
La Organización Mundial de la Salud (OMS), Oficina Sanitaria Panamericana (OPS), solicita para su oficina con sede en Caracas, Asistente Administrativo I (P10731). El titular es responsable, pero no necesariamente limitado a, las siguientes tareas asignadas: redacción de correspondencia requerida para los procesos administrativos pertinentes de varios proyectos de acuerdo con las normas y procedimientos de la Organización para la autorización y firma. Editar, revisar la redacción, ortografía y presentación ordenada de las comunicaciones, informes, artículos, formularios y una variedad de correspondencia en inglés y español. Asistir en la coordinación, preparación y desarrollo de reuniones técnicas internas y externas, conferencias, seminarios, talleres y eventos. Esto incluye el inicio de acciones administrativas que incluyan reservas de viaje y hotel, preparación de materiales, adquisición de insumos, asegurando que se brinde documentación de respaldo sobre los gastos de los mismos; preparar invitaciones para los participantes; seguimiento de los países para obtener la autorización necesaria, alojamiento en hoteles; coordinar el transporte y garantizar el cumplimiento de los procedimientos y prácticas de viaje; planificar, organizar y supervisar todos los arreglos internos y externos para el protocolo y / o eventos sociales para los participantes, y arreglos generales de viaje. Asistir los talleres, eventos y estudios, que incluyen: elaboración de agendas, compilación y montaje de antecedentes para documentos, publicaciones e informes finales; coordinar los arreglos logísticos asegurando el cumplimiento de los procedimientos y prácticas de viaje del personal y los participantes; proporcionar funciones de secretaría, apoyo según sea necesario; preparar cartas de acuerdo, contratos, autorizaciones colectivas de viaje, cartas de invitación. Brindar apoyo administrativo a los equipos técnicos asignados; Asistir con la verificación de fondos presupuestarios disponibles para los programas técnicos asignados, en apoyo a los procesos operativos administrativos. Mantener un sistema de archivo organizado y actualizado para correspondencia, documentos, archivos informáticos de oficina, materiales de referencia. Hacer arreglos de viaje para el personal, consultores y asesores temporales, incluida la preparación de autorizaciones de viaje, reservas de viaje, verificación de requisitos de visado y otros requisitos relacionados con viajes. Realizar otras tareas relacionadas, según le sean asignadas.
Caracas, Distrito Capital (Venezuela)
Publicado Hace 8 días